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La precisión del cronograma del proyecto depende de la comprensión mutua, por todas las partes interesadas, de la estructura, el uso y los supuestos subyacentes del cronograma. Una documentación exhaustiva es esencial para validar y defender un cronograma que queremos sea nuestra línea base del proyecto. Un cronograma bien documentado puede presentar un argumento convincente a favor de su validez y puede ayudar a responder las preguntas inquisitivas de quienes toman decisiones y los grupos de supervisión. Un cronograma bien documentado es esencial para que una revisión independiente eficaz garantice su confiabilidad.

"Una documentación exhaustiva ayuda a analizar los cambios en el cronograma del proyecto e identifica las razones de las variaciones entre las estimaciones y los resultados reales."

Las bases del cronograma son un documento único que define su organización, describe la lógica de la red, describe el enfoque básico para administrar recursos y proporciona una base para todos los parámetros utilizados en el cálculo de las fechas. Si bien el documento base no se actualiza con tanta frecuencia como el cronograma del proyecto, debe considerarse un documento vivo en el sentido de que refleja las actualizaciones del cronograma de referencia. Tanto el cronograma línea base como sus bases deben ser referenciados y actualizados de acuerdo con el proceso de cambio establecido, a medida que avanza el programa. Como mínimo, las bases del cronograma deben incluir lo siguiente :

• Una visión general del programa o una descripción general del programa, incluido el alcance general y las fechas clave estimadas del ciclo de vida, y descripciones de cada parte interesada, incluido el propietario del programa, el contratista principal y los subcontratistas, y las agencias de las partes interesadas clave.

• Una descripción general de la estrategia general de ejecución, incluido el tipo de trabajo a realizar y las estrategias de contratación y adquisiciones.

• Una descripción de la estructura general del cronograma, incluido el alcance y el propósito del o los proyectos, el personal responsable de cada proyecto, la relación entre proyectos, un diccionario WBS, las fechas de entrega del estado para cada proyecto y una lista de interrelaciones clave y sus fechas estimadas.

• Una descripción de la configuración de las opciones clave para el software relevante, como el umbral de criticidad, la anulación del progreso en contraste con la lógica retenida y el cálculo de las rutas críticas y si el trabajo avanza con las actualizaciones de duración.

• Una definición y justificación de todas las reglas básicas y supuestos utilizados para desarrollar la línea base, incluidos los elementos específicamente excluidos del cronograma. Si se utiliza la planificación progresiva, es decir, planificar a un nivel muy detallado las actividades que están más próximas a nosotros en el tiempo y planificar de forma menos detallada las actividades que están más adelante en el tiempo, se deben definir fechas clave o hitos para detalles y períodos de planificación.

• Una justificación de cada uso de una restricción, de un retraso o un adelanto que esté claramente asociada con las actividades que se ven afectadas. También se debe justificar la falta de lógica sucesora o predecesora.
• La documentación de cada proyecto, fase, actividad y calendario de recursos, junto con una justificación de las excepciones de los días laborales (días festivos, paradas de plantas y similares), horarios de trabajo y turnos planificados.

• Una explicación o fundamento adecuadamente detallado del enfoque básico para estimar la duración de las actividades clave y la justificación de la relación de estimación entre la duración, el esfuerzo y las unidades de recursos asignadas.

• Una justificación de cada uso de una actividad de larga duración en el corto plazo.

• Una descripción de cómo se identifican y califican las actividades de LOE.

• Definiciones de todas las siglas y abreviaturas.

• Una tabla de los propósitos de los campos personalizados.

• Una descripción de los recursos utilizados en el plan y el enfoque básico para actualizar las asignaciones de recursos, junto con actualizaciones del cronograma y proyecciones de demanda de recursos promedio y máxima. El documento define todos los grupos de recursos utilizados en el cronograma y justifica las sobreasignaciones planificadas con el detalle adecuado. Además, los recursos materiales y de equipo clave se describen en el contexto de sus actividades relacionadas.

• Una descripción de rutas críticas, rutas más largas y flotación total. Una discusión de las rutas críticas, incluida la justificación del umbral de criticidad, la justificación de rutas críticas únicas o múltiples y la justificación de cualquier brecha en una ruta crítica no continua. Si el cronograma tiene restricciones de fecha, se incluye una descripción de la ruta más larga. Además, se justifican cantidades anormalmente elevadas de flotación total.

• Una descripción de los riesgos críticos priorizados en un análisis de riesgo de cronograma cuantitativo, junto con una discusión de la contingencia de cronograma apropiada.

• Una descripción detallada de los procesos de actualización y gestión de cambios de cronograma. Se referencia cualquier documentación adicional que los rija.

En Conclusión.

Una documentación exhaustiva ayuda a analizar los cambios en el cronograma del proyecto e identifica las razones de las variaciones entre las estimaciones y los resultados reales. En este sentido, la documentación básica contribuye a la recopilación de datos técnicos, de costos y de cronograma que pueden usarse para respaldar estimaciones futuras.